Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và hiệu quả NHẤT

Kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý số lượng và tình trạng hàng hóa và đưa ra chiến lược phát triển kinh doanh phù hợp. Vậy quy trình kiểm kê kho có những bước nào? Hãy cùng Kệ sắt Nam Thanh tìm hiểu về quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất nhé!

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là một trong những hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình kinh doanh của mình và có phương pháp đổi mới phù hợp. Các kế hoạch kinh doanh, chính sách hàng hóa sẽ được nghiên cứu và phân tích dựa trên số liệu hàng tồn trong kho. 

Quá trình kiểm kê là quá trình kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh những sai lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế có trong kho và số liệu trên sổ sách. Việc kiểm soát hàng tồn kho nên được thực hiện ở mọi đơn vị kinh doanh, từ cửa hàng nhỏ đến tập đoàn lớn.

Tại sao phải kiểm kê hàng tồn kho?

Kiểm kho dường như là điều bắt buộc trong mọi doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hiện nay. Vì vậy, việc kiểm kê thường xuyên sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy cùng Kệ sắt Nam Thanh điểm qua một số ưu điểm:

– Kiểm đếm tồn kho thường xuyên giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng hóa, mã hàng sắp hết hạn sử dụng hoặc có khả năng lỗi thời… để có biện pháp bốc dỡ, xả hàng hóa kịp thời.

– Giúp giảm chi phí lưu kho và chi phí nhân công, giải phóng không gian lưu trữ trong kho.

– Phát hiện sai sót giữa thực tế và sổ sách để có thể điều chỉnh sai lệch kịp thời, chính xác. 

– Tối ưu hóa dòng luân chuyển vốn lưu động của công ty sang cho các hoạt động khác. Doanh nghiệp nên đầu tư pallet cho những sản phẩm có kích thước và khối lượng lớn để thuận tiện cho việc bố trí và quản lý kho hàng.

Xem ngay: Quy trình vận hành kho hàng chính xác và hiệu quả nhất!

Xem ngay: Chức năng của kho hàng là gì? Làm sao để tối ưu cho kho bãi?

 

2 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê kho cần đảm bảo khâu chuẩn bị và thực hiện chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tiến hành kiểm kê hàng tồn thường xuyên hoặc kiểm kê hàng định kỳ để có thể nắm bắt được số lượng hàng tồn trong kho. 

Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Phương pháp này nên áp dụng cho các công ty sản xuất và bán các sản phẩm có giá trị cao, ít mặt hàng như thiết bị, máy móc, công ty xây dựng, v.v.

Kiểm kê thường xuyên sẽ giúp chủ doanh nghiệp giảm thiểu chênh lệch và thất thoát có thể xảy ra. Tuy nhiên, nhược điểm của phương thức này là công ty phải tốn thêm chi phí cho nhân lực kiểm hàng, đồng thời bộ phận kế toán của công ty cũng sẽ mất thời gian với khối lượng công việc lớn hơn.

Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ

Việc kiểm kê định kỳ có thể được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc theo chu kỳ riêng của từng công ty. Phương pháp này hiện được áp dụng phổ biến nhất trên thị trường, đặc biệt phù hợp với những công ty có sản phẩm số lượng lớn, mã hàng đa dạng và giá trị sản phẩm trung bình.

Phương pháp kiểm kho này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm bớt áp lực cho kế toán so với phương pháp kiểm kho trên. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của phương thức kiểm tra hàng hóa này là tương đối khó phát hiện các khuyết tật của hàng hóa do thời gian kiểm kho của mỗi lô khá lâu.

Xem ngay: Quy trình vận hành kho hàng chính xác và hiệu quả nhất!

Xem ngay: Chức năng của kho hàng là gì? Làm sao để tối ưu cho kho bãi?

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Chuẩn bị trước khi kiểm kê hàng tồn kho

• Chủ động thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt nhất. Đặc biệt vào những ngày tiến hành kiểm kê, nếu thực sự cần thiết, nên thông báo trước cho nhà cung cấp, đối tác hoặc khách hàng để tránh làm phiền cũng như hạn chế tần suất nhập hàng mới. Hoặc hàng mới nhập về phải để ở khu vực riêng, tách biệt với hàng phải kiểm kho.
• Cử nhân viên sẽ chịu trách nhiệm tham gia vào quá trình kiểm kê, thông thường trong công ty thủ kho và kế toán sẽ phối hợp thực hiện công việc này, hoặc có trường hợp trưởng phòng sẽ trực tiếp làm việc.
• Lên kế hoạch kiểm kho chính xác hơn khu vực nào kiểm trước, khu vực nào kiểm sau, loại hàng hóa nào được ưu tiên, nhập kho vào thời gian nào,…

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Bước 1: Căn cứ vào phần mềm quản lý và báo cáo kiểm kê để lập bảng kê kiểm kê theo danh sách đầy đủ, phân loại theo thứ tự khu vực. Lưu ý, mẫu phiếu kiểm kê hàng hóa bao gồm các cột chi tiết từ tên hàng, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng trong báo cáo, ghi chú… 

Bước 2: Bắt đầu kiểm kê hàng tại kho và ghi chú vào mẫu đã có. Nên có hai người thực hiện kiểm kê song song và ghi số liệu độc lập trong hai biên bản khác nhau để so sánh nhằm tăng độ chính xác. 

Bước 3: Sau khi kiểm kê xong đối chiếu kết quả kiểm kê của 2 người về số lượng thực tế, nếu có chênh lệch phải kiểm đếm lại để có số liệu chính xác. 

Bước 4: Sau khi chốt số liệu tồn thực tế tại kho sẽ đối chiếu với số liệu tương ứng trên báo cáo. Nếu có chênh lệch thì thủ kho và kế toán điều tra lại và có giải trình cụ thể. 

Bước 5: Sau khi giải trình chênh lệch, kế toán tiến hành điều chỉnh chênh lệch trên cơ sở số liệu đã được kiểm chứng thực tế. 

Bước 6: Tiến hành kiểm kê và hoàn thiện biên bản kiểm kê, đồng thời yêu cầu các bên liên quan ký xác nhận để có sự kiểm soát đầy đủ nhất. 

Bước 7: Lưu ý đối với các trường hợp sai lệch, người quản lý và chủ doanh nghiệp cần tìm ra nguyên nhân. Thông thường sẽ có các trường hợp sau:

• Thừa chênh lệch nhiều hơn báo cáo: trường hợp này có thể do sai sót khi ghi số liệu để lập báo cáo hoặc do quên nhập số liệu khi nhập hàng mới vào kho. 
• Chênh lệch ít hơn so với báo cáo: Đây là vấn đề quan trọng cần quan tâm vì có thể bị máy quét mã vạch bỏ sót, bị thất lạc do vận chuyển hàng hóa, hoặc đôi khi cần phải quan tâm đến chi phí trong trường hợp gian lận, trộm cắp,…

Qua bài viết trên, Kệ sắt Nam Thanh đã giải thích tầm quan trọng của việc kiểm kê hàng hóa và đồng thời đưa ra các bước kiểm kê hàng tồn kho cụ thể. Chúng tôi mong rằng bạn đã tìm được thông tin và giải pháp hữu ích nhất với bạn.

ĐỊA CHỈ LIÊN HỆ

Kệ Sắt Nam Thanh

Hotline: 039.431.1234 – 081.758.1234

Kho hàng 1 : Số 1 Thành Thái – Dịch Vọng – Cầu Giấy – Hà Nội

Kho hàng 2 : Số 125 Quang Tiến – Đại Mỗ – Từ Liêm – Hà Nội

NMSX: Cụm công nghiệp Trường An, An Khánh, Hà Nội

Email: nguyenvanthuc2281989@gmail.com

Xem ngay: Lưu kho là gì? – Các chi phí cần lưu ý khi lưu kho bãi

Xem ngay: Cách bố trí gian hàng trong siêu thị hấp dẫn người tiêu dùng